インターネットFAXの受信、送信方法とは?

インターネットFAXの受信方法とは?

 

これまでのFAXは、FAXとして送られたものは、FAXが受信できる専用の機器を使うことでやりとりがされてきました。インターネットFAXは、FAXデータをメールにて受信することが可能となっているため、インターネット環境のあるところであれば、パソコンやスマホなどでFAXの内容をチェックできるようになったのです。

 

インターネットFAXの受信には、特別なことは何もありません。普通のメールと同様にメールが届きますので、そのための設定などもすることもありません。インターネットFAXは、FAXデータをPDFファイルという形式に変換させることで、メールの添付ファイルとして送受信することができるシステムなのです。

 

 

 

インターネットFAXは基本的には紙を使わずにデータのみの送受信となりますので、紙の消費量を大幅に減らすことができます。FAX機や複合機がなくてもFAXの送受信ができますので、複合機などのリース料金や、トナーやインクやFAX用紙などの消耗品にかかっていたコストも大幅に減少させることも可能となったのです。

 

もちろん、インターネットFAXにも月々に支払う固定の料金や、送受信の枚数に応じた料金が発生しますが、それでも従来のFAX機を使用している状態よりも、安くなるのは確かでしょう。

 

 

 

インターネットFAXは、専用のアプリをインストールすることで、スマートフォンからもFAXデータの送受信ができます。外出先や出張先などからFAXデータの確認をしたい方にとって、業務上の効率をアップさせてくれることでしょう。

 

インターネットFAXは、パソコンからFAX機、もしくはFAX機からパソコンやスマートフォンという形で送受信が行われます。相手がFAX機で従来どおり送ってきたデータを、パソコンやスマホで見た後に印刷したい場合にはプリンターに接続して行えば良いのです。データとして保存したい場合にはPDFファイルとして保存ができます。

 

 

 

インターネットFAXの送信方法とは?

 

インターネットFAXを送信するには、Eメールの送信と基本的には変わりがないのですが、違いをあげるとすれば、Eメールがメールアドレスを選択するのに対して、インターネットFAXは、FAX対応の電話番号に向けて送るという点です。その他の操作に関しては特に違いはありません。

 

これまでのFAXの場合、外出先から確認ができないため、オフィスに戻ってから確認して対応をするという形でしたが、インターネットFAXは外出先のノートパソコンやスマートフォンなどから確認ができますので、その場で返信をするなどの対応が可能です。ビジネスのチャンスを逃さないということにもつながるでしょう。

 

 

 

そして従来のFAXは、紙詰まりや用紙のセットなどの不具合のため、送られてきた情報がきちんと印刷されなくてせっかくの情報が伝わらないといったこともありました。相手にこちらからFAXの送信をするときにも、FAX機の故障などで修理やメンテナンスのための時間をおいてからようやく送信というケースもあるため、連絡の遅れということで仕事上の影響が出るといったこともあるかもしれません。

 

もちろんインターネットFAXの場合であっても、パソコンやネットワークの不調によるメンテナンスやトラブルということも考えられるのですが、一度届いたFAXをメンテナンス後に確認することも容易ですので、相手に再度送ってもらうといった手間をかけさせずに済みます。

 

 

 

インターネットFAXは、電話回線ではなくインターネット回線を使用しますので、従来のFAX機での送受信と比べて通信料金の節約にもなります。サービスの提供会社にもよりますが、電話番号の市外局番もIP電話の050だけでなく、東京03や横浜045や大阪06といったものから選ぶことができます。

 

インターネット回線ですので、オフィスなどがある地域である必要もなく、例えば北海道のオフィスであっても東京03という市外局番を使うことができるのです。